Planowanie konferencji należy rozpocząć z dość dużym wyprzedzeniem. Ogólnie rzecz biorąc, im większa skala wydarzenia tym więcej przygotowań będzie potrzeba, aby wszystko przebiegło zgodnie z planem. O co należy zadbać?
Planowanie konferencji – temat
Jakie jest przesłanie, które mają przekazać prelegenci? Jaki jest cel i kluczowe wnioski, które mają wyciągnąć uczestnicy? Uwzględnij je określając temat wydarzenia. Zadbaj o to, aby był on jasny dla uczestników, ale jednocześnie sformułowany w ciekawy sposób.
Umiejętnie dobierz zespół
Zorganizowanie konferencji to zadanie dla zespołu. Potrzebujesz osób, które będą zaangażowane i przejmą odpowiedzialność za różne aspekty planowania czy negocjowania. Osoby zaangażowanie w projekt będą miały do wykonania takie działania jak znalezienie miejsca, zakwaterowania, opracowanie programu, zorganizowanie cateringu. Inne kwestie to budżetowanie, rejestracja uczestników. Potrzebne będą też osoby, które będą obsługiwały wszelkie zapytanie związane z konferencją. Tworzenie materiałów promocyjnych, zarządzanie stroną czy blogiem oraz działania w mediach społecznościowych to kolejne wymagające i czasochłonne obowiązki. Niezbędna jest koordynacja prac zespołu, ustalanie priorytetów i delegowanie zadań.
Planowanie konferencji a budżet i biznes plan
Bez względu na źródło finansowania, konieczne jest ustalenie budżetu. Koszty jakie trzeba ponieść to m.in. wynajem miejsca organizacji konferencji, np. hotelu, zakwaterowanie, transport, catering, wynagrodzenie prelegentów i osób zaangażowanych w organizację wydarzenia, marketing.
Ustal datę wydarzenia
Wyznacz datę odpowiednio wcześnie, tak aby możliwe było dopełnienie formalności. Uczestnicy również potrzebują czasu, by odpowiednio się przygotować do udziału w konferencji. Konieczne jest określenie czasu trwania całego wydarzenia. Warto wybrać datę, która nie koliduje z ważnymi wydarzeniami i świętami. Unikaj organizacji konferencji w czasie ferii zimowych czy miesięcy letnich, kiedy wiele osób planuje swoje urlopy. Bezpiecznym okresem będą miesiące od marca do końca czerwca lub od września do końca listopada.
Zarezerwuj miejsce
Po określeniu dokładnej daty możesz już przystąpić do poszukiwania odpowiedniego miejsca. Najczęściej konferencje organizowane są w hotelach. Dysponują one zapleczem konferencyjnym i własnym cateringiem. Hotel to często najlepszy wybór, ponieważ oferuje zarówno zakwaterowanie, sale konferencyjne jak i catering. Weź pod uwagę lokalizację obiektu. Hotel może być położony poza miastem, ważne, aby był dobrze skomunikowany i dysponował odpowiednio dużym parkingiem. Idealnie gdy będzie położony w atrakcyjnej lokalizacji, uczestnicy konferencji z pewnością chętnie skorzystają z opcji spaceru po całym dniu spędzonym na sali konferencyjnej. Sprawdź czy obiekt jest właściwie przygotowany do organizacji wydarzeń takich jak konferencje również pod kątem sprzętu audiowizualnego dostępnego na miejscu. Będziesz potrzebować m.in. ekranów, projektorów, mikrofonów i oczywiście dostępu do wi-fi.